Các bước chính trong quy trình hải quan nhập khẩu và xuất khẩu là gì?

Định Nghĩa Và Ý Nghĩa Của Thủ Tục Thông Quan

Khi hàng hóa vượt biên giới, chúng cần được thông quan để được phép nhập hoặc xuất khẩu hợp pháp vào một quốc gia. Quy trình này kiểm tra xem lô hàng có tuân thủ tất cả các quy định về hàng hóa được phép nhập hoặc xuất khẩu hay không, bao gồm việc nộp đúng các loại thuế và đáp ứng các yêu cầu an toàn. Một báo cáo gần đây của Ủy ban Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ cho thấy khoảng 8 trong số 10 vấn đề thương mại thực tế bắt nguồn từ những sai sót trong quá trình thông quan. Đó là lý do tại sao việc thực hiện đúng bước này lại cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp tham gia vận chuyển quốc tế.

Các Giai Đoạn Chính Trong Quy Trình Thông Quan: Kiểm Tra Tài Liệu, Đánh Giá Nghĩa Vụ Thuế và Phóng Hỏng Lô Hàng

Quy trình diễn ra qua ba giai đoạn quan trọng:

1. Kiểm Tra Tài Liệu : Cơ quan chức năng xác minh hóa đơn thương mại, vận đơn và chứng nhận xuất xứ. Một phân tích ngành 2024 phát hiện cho thấy 34% trường hợp giữ lô hàng là do hồ sơ không đầy đủ hoặc sai lệch.
2. Đánh Giá Nghĩa Vụ Thuế : Các mức thuế nhập khẩu và thuế khác được tính toán dựa trên mã hệ thống hài hòa (HS) và giá trị sản phẩm. Ví dụ, hàng dệt may nhập khẩu chịu mức thuế trung bình 12,4% (WTO, 2023).
3. Phóng Hỏng Lô Hàng : Hàng hóa được thông quan để giao hàng hoặc bị đánh dấu để kiểm tra thêm. Khoảng 68% lượng hàng hóa đi Mỹ được thông quan trong vòng 24 giờ nếu hồ sơ chính xác (CBP, 2023).

Vai Trò Của Cơ Quan Hải Quan và Biên Phòng Hoa Kỳ (CBP) Trong Việc Thúc Đẩy và Quản Lý Thương Mại

CBP quản lý các dòng thương mại hàng năm trị giá 3,4 nghìn tỷ USD, thực thi quy định của 46 cơ quan liên bang. Mệnh lệnh kép của họ đảm bảo an ninh đồng thời thúc đẩy thương mại thông qua các sáng kiến như cổng Automated Commercial Environment (ACE), đã giảm thời gian xử lý 40% kể từ năm 2020.

Tài liệu cần thiết để tuân thủ xuất nhập khẩu

Các tài liệu chính yêu cầu: Hóa đơn thương mại, Vận đơn đường biển, Danh sách đóng gói và Giấy chứng nhận xuất xứ

Bốn tài liệu tạo nên nền tảng cho việc tuân thủ hải quan:

• Đơn hóa đơn thương mại : Chi tiết về giá trị sản phẩm, số lượng và điều kiện bán hàng. Hải quan sử dụng tài liệu này để tính thuế nhập khẩu.
• Biên bản vận chuyển : Đóng vai trò là hợp đồng giữa người gửi và hãng vận chuyển, xác nhận việc chuyển quyền sở hữu.
• Danh sách đóng gói : Chỉ rõ trọng lượng, kích thước và phương pháp đóng gói để phục vụ kiểm tra thực tế.
• Giấy chứng nhận xuất xứ : Chứng minh địa điểm sản xuất nhằm xác định điều kiện hưởng ưu đãi theo các hiệp định thương mại hoặc tuân thủ các biện pháp trừng phạt.

Ví dụ, Giấy chứng nhận Đăng ký kiêm Thành viên của Ấn Độ (RCMC) giúp đơn giản hóa việc tiếp cận các ưu đãi xuất khẩu khi đi kèm với giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ.

Cách thức lấy và chuẩn bị tài liệu nhập khẩu/xuất khẩu chính xác

Các nhà xuất khẩu nên:

1. Hợp tác với các đơn vị giao nhận vận tải hoặc đại lý hải quan để xác minh việc phân loại mã HS.
2. Sử dụng các nền tảng số như AES (Hệ thống Xuất khẩu Tự động) để theo dõi lô hàng theo thời gian thực.
3. Đối chiếu hóa đơn thương mại với đơn đặt hàng nhằm ngăn ngừa chênh lệch giá trị.

Một khảo sát ngành gần đây cho thấy 34% các trường hợp giao hàng bị chậm trễ xuất phát từ sự không khớp mô tả sản phẩm giữa hóa đơn và danh sách đóng gói.

Các lỗi tài liệu phổ biến và cách tránh chậm trễ hoặc phạt

Các lỗi hàng đầu bao gồm:

• Thiếu giấy phép hoặc giấy phép đã hết hạn : Một số mặt hàng như dược phẩm yêu cầu phải có phê duyệt từ FDA hoặc EPA.
• Mã HS không chính xác : Một mô-đun tấm pin năng lượng mặt trời được phân loại sai có thể phải chịu mức thuế quan 7,5% thay vì 2,4%.
• Mô tả sản phẩm mơ hồ : Cụm từ “thiết bị điện tử” sẽ không vượt qua kiểm tra hải quan — hãy sử dụng “bộ pin lithium-ion 500W”.

Mẹo chuyên gia: Thực hiện hệ thống xác minh 3 bước so sánh hóa đơn, danh sách đóng gói và vận đơn trước khi gửi.

Phân loại sản phẩm chính xác và Nộp tờ khai hải quan

Các bước để nộp một tờ khai hải quan đúng và đầy đủ

Bắt đầu bằng việc chuẩn bị hóa đơn thương mại chi tiết, vận đơn và danh sách đóng gói phù hợp với nội dung lô hàng của bạn. Tờ khai phải bao gồm mô tả sản phẩm, số lượng, giá trị và mã số thuế hài hòa. Sử dụng các công cụ kiểm tra tự động để đối chiếu định dạng dữ liệu, độ chính xác về số liệu và các yêu cầu quy định trước khi nộp.

Sử dụng Mã HS, Mã HTS và Số hiệu Lịch trình B để Phân loại Chính xác

Việc phân loại chính xác phụ thuộc vào ba hệ thống cốt lõi:

• Mã HS : Một tiêu chuẩn toàn cầu gồm 6 chữ số để phân loại hàng hóa.
• Mã HTS : Một mã mở rộng riêng của Hoa Kỳ gồm 10 chữ số dùng để xác định mức thuế.
• Số hiệu Lịch trình B : Được sử dụng bởi các nhà xuất khẩu để theo dõi thống kê.

Sự không phù hợp giữa các mã này có thể gây ra sự chênh lệch. Một Báo cáo Kiểm toán Hải quan năm 2023 cho thấy 18% các nhà nhập khẩu đã trả quá mức thuế do áp dụng sai mã HTS đối với máy móc công nghiệp. Đối chiếu các đặc tính sản phẩm (vật liệu, chức năng, nguồn gốc) với hướng dẫn HTSUS mới nhất để đảm bảo tính nhất quán.

Rủi ro do phân loại sai và hậu quả tài chính hoặc pháp lý phát sinh

Việc xác định sai mã biểu thuế hoặc mắc lỗi trong khai báo có thể khiến doanh nghiệp chịu tổn thất lớn. Theo số liệu của Hải quan Hoa Kỳ từ năm ngoái, mức phạt trung bình vào khoảng 10.000 đô la cho mỗi lỗi, bên cạnh đó hàng hóa bị đình trệ từ một đến hai tuần trong quá trình xử lý sự cố. Hãy xem xét trường hợp gần đây khi một công ty nhập khẩu các bộ phận phanh đã phải trả tới tám triệu đô la vì vô tình ghi nhãn một số linh kiện lắp ráp là hoàn toàn miễn thuế. Để tránh những rắc rối kiểu này, các công ty nên thường xuyên kiểm tra lại việc phân loại hàng hóa, lưu giữ đầy đủ các tài liệu quyết định ít nhất khoảng năm năm, và đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ cách vật liệu ảnh hưởng đến các quy tắc phân loại chính xác. Những bước này giúp giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai.

Tính toán và Quản lý Thuế Nhập khẩu, Thuế và Chiến lược Biểu thuế

Hiểu về Thuế Nhập khẩu, Thuế và Bảng Phân loại Biểu thuế Hài hòa (HTS)

Thuế quan và các loại thuế cơ bản là yếu tố duy trì hoạt động tài chính cho các quy định thương mại quốc tế. Hãy xem Bảng biểu thuế hài hòa, nơi phân loại các sản phẩm vào khoảng 5.000 nhóm khác nhau. Những phân loại này xác định mức thuế thực tế mà doanh nghiệp phải trả khi vận chuyển hàng hóa qua biên giới, đôi khi thấp đến mức không phải trả đồng nào hoặc có thể lên tới gần 38% theo số liệu của WTO từ năm ngoái. Việc xác định đúng mã HTS rất quan trọng vì nó không chỉ quyết định mức thuế cơ sở mà còn ảnh hưởng đến các khoản phí bổ sung như Thuế Giá trị Gia tăng hoặc Thuế Hàng hóa và Dịch vụ áp dụng tại hơn 160 quốc gia trên toàn thế giới. Lấy ví dụ về giày dép: Giày da chịu mức thuế nhập khẩu khoảng 10% theo mã 6403.59, trong khi các loại giày làm từ chất liệu tổng hợp có thể phải chịu mức thuế cao gấp đôi, theo số liệu mới đây từ báo cáo của Ủy ban Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ được công bố đầu năm nay.

Cách Xác Định Mức Thuế Nhập Khẩu Dựa Trên Loại Sản Phẩm và Quốc Gia Xuất Xứ

Khi xác định mức thuế quan, có hai yếu tố chính cơ bản ảnh hưởng nhiều nhất: chất liệu thực tế của sản phẩm và nguồn gốc xuất xứ. Lấy ví dụ một chiếc áo thun cotton đơn giản. Nếu được sản xuất tại Việt Nam, các doanh nghiệp thường phải trả mức thuế khoảng 12 phần trăm nhờ vào thỏa thuận thương mại Mỹ - Việt Nam. Nhưng nếu nhập khẩu chiếc áo y hệt từ một nơi nằm ngoài các thỏa thuận này thì mức thuế quan sẽ tăng lên khoảng 25 phần trăm. Tuy nhiên, nhân viên hải quan không chỉ tin vào lời khai. Họ cần các giấy tờ hợp lệ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ. Những tài liệu như giấy chứng nhận chính thức về nơi cung cấp nguyên vật liệu, cùng với danh sách chi tiết tất cả các thành phần sử dụng trong quá trình sản xuất. Nếu thiếu những hồ sơ này, lô hàng có thể bị đình trệ tại biên giới hoặc phải chịu thêm chi phí phát sinh.

Tận dụng các Thỏa thuận Thương mại để Giảm gánh nặng Thuế quan

Khi các doanh nghiệp điều chỉnh hoạt động của mình để tận dụng các Hiệp định Thương mại Tự do và kho ngoại quan, họ có thể giảm mức thuế quan từ 30% cho đến tận 100%. Lấy ngành công nghiệp ô tô làm ví dụ. Các công ty tận dụng thỏa thuận USMCA đã tiết kiệm được khoảng 540 triệu USD chỉ riêng năm ngoái về thuế linh kiện. Các chuyên gia tư vấn logistics nghiên cứu kỹ lĩnh vực này nhận định rằng việc thay đổi cách sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm thực tế có thể giúp sản phẩm chuyển sang các khung thuế khác với mức thuế thấp hơn nhiều. Và còn một thủ thuật khác nữa. Hiện nay, nhiều nhà sản xuất gửi các bộ phận riêng lẻ thay vì sản phẩm hoàn chỉnh đến các khu vực thương mại đặc biệt này. Cách tiếp cận này cho phép họ tránh phải trả ngay các khoản thuế nhập khẩu cao, mà chỉ cần thanh toán khi hàng hóa được bán ra ở cuối chuỗi cung ứng.

Đảm bảo Tuân thủ Quy định Thương mại Quốc tế và Khung Pháp lý

Tổng quan về Các Luật Thương mại Quốc tế Chính và Yêu cầu Tuân thủ Hải quan

Việc tuân thủ các quy định thương mại quốc tế đồng nghĩa với việc tuân theo thuế quan hải quan, xử lý các hạn chế xuất khẩu (như các quy định ITAR và EAR), và tránh vi phạm các đạo luật chống hối lộ như Đạo luật Chống Hối lộ Nước ngoài của Hoa Kỳ. Ngoài ra còn có khung pháp lý REACH của EU điều chỉnh hóa chất và nhiều hiệp định của Tổ chức Thương mại Thế giới làm cho việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới trở nên phức tạp hơn. Các công ty không tuân thủ sẽ phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm tiền phạt lên tới 250.000 USD cho mỗi lần vi phạm theo số liệu từ CBP năm 2023, cùng nguy cơ bị tạm giữ hàng hóa. Việc phân loại sai mặt hàng trong Bảng biểu Thuế quan hài hòa là một ví dụ phổ biến có thể dẫn đến các cuộc kiểm toán tốn kém hoặc các khoản thuế chống bán phá giá bất ngờ. Nghiên cứu gần đây được đăng trên Tạp chí Nhận thức về Tuân thủ Thương mại cho thấy các công ty áp dụng hệ thống phân loại tự động đã giảm tỷ lệ lỗi gần hai phần ba so với những công ty dựa vào phương pháp nhập liệu thủ công. Những phát hiện này làm rõ lý do tại sao nhiều doanh nghiệp tiên phong đang đầu tư vào các giải pháp công nghệ thay vì cố gắng quản lý việc tuân thủ bằng phương pháp thủ công.

Thực hành tốt nhất cho việc lập kế hoạch trước khi giao hàng và chuẩn bị về mặt quy định

Tuân thủ chủ động bắt đầu bằng việc xác minh tư cách nhà cung cấp, kiểm tra các danh sách bên bị hạn chế (ví dụ: Danh sách SDN của OFAC) và thực hiện kiểm toán trước khi giao hàng. Áp dụng các công cụ kỹ thuật số như hệ thống tài liệu dựa trên blockchain để duy trì hồ sơ bất biến phục vụ cơ quan hải quan. Các bước chính bao gồm:

• Cập nhật phân loại sản phẩm theo quý để phản ánh các sửa đổi HTS
• Đào tạo nhân viên về nghĩa vụ Incoterms® 2024 (ví dụ: trách nhiệm FOB so với DDP)
• Hợp tác với các đại lý hải quan được chứng nhận để thực hiện các hiệp định thương mại tự do như USMCA

Các công ty hoàn thành ba hoặc nhiều hơn ba điểm kiểm tra tuân thủ trước khi giao hàng có trải nghiệm ít chậm trễ tại biên giới hơn 43%, theo báo cáo logistics năm 2023 của Gartner.

Câu hỏi thường gặp

Thông quan là gì?

Thông quan là quá trình mà hàng hóa được phép nhập hoặc xuất khẩu hợp pháp qua biên giới một quốc gia, đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định nhập khẩu/xuất khẩu, thuế và yêu cầu an toàn.

Tại sao mã HS lại quan trọng trong thông quan?

Mã HS phân loại sản phẩm trên phạm vi quốc tế và rất quan trọng để xác định mức thuế quan và thuế phải nộp đúng trong quá trình thông quan.

Doanh nghiệp có thể tận dụng các hiệp định thương mại để giảm chi phí như thế nào?

Bằng cách sử dụng các Hiệp định Thương mại Tự do và kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể giảm gánh nặng thuế quan lên đến 100%, đồng thời tối ưu hóa sản xuất để phù hợp với các mức thuế thấp hơn.

Rủi ro của việc khai báo sai mã số hàng hóa trong tờ khai hải quan là gì?

Việc khai báo sai mã số có thể dẫn đến các khoản phạt trung bình 10.000 USD cho mỗi lỗi, làm chậm trễ lô hàng và gây tổn thất tài chính do áp dụng sai mức thuế quan.