EN
Nguyên nhân chính của Xử lý hải quan Chậm trễ
Tài liệu không đầy đủ hoặc không chính xác
Việc hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác là nguyên nhân chính dẫn đến các trì hoãn trong quá trình thông quan, góp phần vào khoảng 30% các vấn đề gặp phải. Để tránh mọi sự chậm trễ, các tài liệu quan trọng như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và vận đơn cần được soạn thảo cẩn thận và chính xác tuyệt đối. Những thiếu sót hoặc sai lệch trong giấy tờ này sẽ khiến các đại lý hải quan yêu cầu thêm thông tin bổ sung, có thể làm chậm quá trình thông quan. Do đó, việc tuân thủ các yêu cầu về hồ sơ cụ thể của quốc gia đó là rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn không bị giữ lại thêm một hoặc hai ngày.
Thách thức về tuân thủ quy định
Phần quy định là một vấn đề khó khăn vì mỗi quốc gia đều có các quy định hải quan khác nhau và luôn thay đổi. Việc bỏ qua các yêu cầu này không chỉ có nguy cơ bị phạt mà còn chiếm khoảng 25% sự chậm trễ trong thông quan. Điều bắt buộc là phải đảm bảo nhân viên được đào tạo và giáo dục thường xuyên trong khi vẫn cập nhật thông tin về luật. Các công ty cần đảm bảo nhân viên tham gia vào quy trình hải quan được giáo dục về việc thay đổi luật để tránh không tuân thủ và chậm trễ sau đó.
Kiểm tra Hải quan và An ninh
Việc kiểm tra hải quan ngẫu nhiên là nguyên nhân điển hình khác gây ra chậm trễ và ảnh hưởng đặc biệt đến các đơn hàng lớn. Sự tăng cường an ninh trên toàn thế giới có nghĩa là việc kiểm tra kỹ lưỡng bây giờ xảy ra nhiều hơn và mất nhiều thời gian hơn so với trước đây, dẫn đến nhiều sự chậm trễ trong việc thông quan. Theo báo cáo, khoảng 15% số lô hàng bị giữ tạm thời để kiểm tra hoặc việc giải phóng hàng bị chậm, nhấn mạnh rằng các doanh nghiệp cần chuẩn bị trước. Việc tuân thủ quy trình và nộp hồ sơ là cần thiết để giảm thiểu tác động của các cuộc kiểm tra như vậy.
Tối ưu Hóa Đơn Từ Để Thông Qua Hiệu Quả
Các Thực Hiện Tốt Nhất Cho Giấy Tờ Chính Xác
Để cải thiện tỷ lệ thông quan, các thực hành tốt nhất, chẳng hạn như công việc chuẩn hóa trong quy trình tài liệu nên được triển khai. Ngoài một quy trình chuẩn, các công ty cũng có thể giảm thiểu sai sót làm chậm thời gian bằng cách lắp đặt một hệ thống tối ưu. Đào tạo thường xuyên cho nhân viên chịu trách nhiệm về tài liệu sẽ giúp nâng cao chất lượng hồ sơ được nộp lên hải quan. Đào tạo giúp nhân viên cập nhật các yêu cầu mới và những bẫy phổ biến. Ngoài ra, sử dụng danh sách kiểm tra cung cấp danh sách tài liệu cần thiết cho mỗi lô hàng cung cấp một hướng dẫn dễ theo dõi có thể tham khảo trước khi nộp để giảm thiểu nguy cơ bỏ qua chi tiết và gây chậm trễ trong thông quan.
Thực hiện Công cụ Tài liệu Kỹ thuật số
Các công cụ tự động hóa tài liệu có thể tự động hóa quy trình hải quan và giảm thiểu lỗi thủ công cũng như chi phí bằng cách cung cấp quyền truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào thông tin. Với các giải pháp dựa trên đám mây, việc di chuyển giấy tờ có thể được theo dõi và cập nhật thời gian thực, hoạt động như một liên kết hoàn hảo giữa tất cả các bên liên quan trong quá trình vận chuyển, bao gồm cả các cơ quan chính phủ quản lý. Các nghiên cứu điển hình đã cho thấy rằng doanh nghiệp sử dụng phương pháp tài liệu số hóa đạt thời gian thông quan nhanh hơn 40%. Đây là những giải pháp nhanh chóng, ít sai sót, giúp bạn vượt qua quy trình tài liệu hải quan với ít khó khăn hơn và độ chính xác cao hơn nhiều.
Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh
Một trong những sai lầm lớn nhất khi làm hồ sơ hải quan là không kiểm tra tính chính xác của tất cả các tài liệu bạn đang gửi đi, vì điều này có thể gây ra sự chậm trễ. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quy định thay đổi liên tục, nơi mà các diễn biến có thể xảy ra với tốc độ nhanh chóng. Cập nhật kịp thời các thay đổi trong quy tắc hải quan là rất quan trọng - việc không làm như vậy có thể dẫn đến không tuân thủ và bị phạt. Hệ thống lưu trữ không có thứ tự cũng có thể gây nguy hiểm vì thiếu tài liệu có thể làm chậm quá trình xử lý hải quan trong nhiều tuần hoặc lâu hơn -- do đó, một chiến lược lưu trữ có tổ chức là vô cùng quan trọng!
Sử dụng Công nghệ và Đối tác
Hệ thống Quản lý Hải quan Tự động
Việc sử dụng hệ thống quản lý hải quan điện tử làm cho quá trình thông quan trở nên suôn sẻ đáng kể, loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người hoặc bất kỳ yếu tố nào có thể làm chậm quá trình. Các hệ thống này thường xuyên phát cảnh báo để chỉ ra nếu các tài liệu chưa sẵn sàng và hỗ trợ giao tiếp thời gian thực với cán bộ hải quan, dẫn đến việc thông quan hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty sử dụng tự động hóa đạt hiệu suất cao hơn tới 30% trong hoạt động môi giới hải quan. Những hệ thống này rất quan trọng để cải thiện việc quản lý hải quan với các quy trình được tối ưu hóa và tốc độ tăng lên bằng cách loại bỏ các điểm nghẽn thủ công.
Hợp tác với Đại lý Hải quan và Người vận chuyển Hàng hóa
Việc làm việc với các đại lý vận tải và các nhà môi giới hải quan có giấy phép sẽ là một nguồn tài nguyên hữu ích khi đối phó với các quy định hải quan này. Những chuyên gia này có thể mang đến sự am hiểu và kiến thức về thị trường địa phương, thúc đẩy việc thực hiện kịp thời và giúp doanh nghiệp tránh được những bẫy phổ biến dẫn đến chậm trễ. Các con số cho thấy rằng các công ty tận dụng các mối quan hệ như vậy trung bình gặp ít hơn 10–20% các sự chậm trễ trong quá trình thông quan, các nhà môi giới/vận tải giúp đảm bảo tuân thủ, và quá trình thông quan hải quan diễn ra suôn sẻ hơn. Sự hiểu biết của họ về các quy định địa phương và logistics hiệu quả sẽ cải thiện tổng thể quá trình hải quan.
Sử dụng các Hiệp định Thương mại Tự do
Việc giảm thiểu thời gian chờ hải quan thông qua các FTA: Các FTA cung cấp một lợi thế chiến lược cho quốc gia trong việc giảm thiểu thời gian chờ đợi hải quan bằng cách cắt giảm thuế và đơn giản hóa thủ tục hải quan. "Bằng cách hiểu rõ và tận dụng những đặc điểm cụ thể của các FTA, bạn có thể đẩy nhanh quá trình thông quan cho doanh nghiệp của mình. Các nghiên cứu cũng cho thấy rằng các công ty tận dụng tốt các FTA có thể giảm thời gian thông quan tới 15 phần trăm. Đây là hậu quả của việc giảm hàng rào thuế quan và quy định đơn giản hơn, điều này giúp thương mại xuyên biên giới nhanh hơn và giảm bớt công việc văn phòng."
Các Chiến lược Chủ động để Giảm Thiểu Trì Hoãn
Theo Dõi Các Thay Đổi Pháp Lý
Việc chủ động theo dõi sự thay đổi trong quy định là rất quan trọng để giảm thiểu mọi chậm trễ trong thủ tục hải quan. Yêu cầu vận chuyển, tài liệu và phí có thể cũng bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của quy định. Tham gia các diễn đàn ngành và đăng ký nhận thông báo chung từ cơ quan hải quan sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp được thông báo và cập nhật về mọi thay đổi có thể ảnh hưởng đến họ. Bạn cũng nên tích hợp những hiểu biết và kinh nghiệm từ bối cảnh thay đổi nhanh chóng này vào hoạt động kinh doanh của mình, nhằm thích ứng và tuân thủ tốt nhất. Loại hình chủ động này là công cụ không thể thiếu trong việc dự báo tác động tiềm tàng, và giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và phản ứng với sự thay đổi của quy định một cách nhanh chóng.
Xây dựng Kế hoạch Dự phòng cho Các Vấn đề Không Dự Kiến
Việc xây dựng các kế hoạch dự phòng vững chắc để quản lý các vấn đề hải quan không mong muốn và nhằm giảm thiểu sự chậm trễ là vô cùng quan trọng. Một kế hoạch tốt thường sẽ tập trung vào loại rủi ro đã được xác định là phù hợp nhất, có các phản ứng cụ thể đã được đưa ra trong khuyến nghị, và có những người cụ thể đã được phân công trước để thực hiện kế hoạch. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với bất kỳ sự cố nào xảy ra, tối thiểu hóa tác động tiềm tàng của chúng. Ngoài ra, bạn cần phải làm tất cả những điều này một cách kịp thời đồng thời luôn cập nhật kế hoạch của mình để đảm bảo hiệu quả và phù hợp với các vấn đề hải quan hiện tại! Điều này giúp các công ty chuẩn bị sẵn sàng để xử lý bất kỳ vấn đề không ngờ nào phát sinh trong quá trình hải quan, từ đó tăng cường tính ổn định hoạt động của họ.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao độ chính xác của tài liệu lại quan trọng trong các quy trình hải quan?
Việc lập tài liệu chính xác là rất quan trọng trong quá trình hải quan vì các tài liệu không đầy đủ hoặc sai có thể dẫn đến yêu cầu cung cấp thêm thông tin, gây ra chậm trễ. Đảm bảo rằng tất cả tài liệu đáp ứng các yêu cầu của quốc gia đích giúp tránh những điểm nghẽn này.
Vai trò của đại lý hải quan và forwarder hàng hóa trong việc giảm thiểu chậm trễ là gì?
Đại lý hải quan và forwarder hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc điều hướng các quy định hải quan phức tạp. Kiến thức chuyên môn và địa phương của họ giúp các doanh nghiệp tránh được những vấn đề phổ biến gây chậm trễ, đảm bảo quá trình xử lý hải quan diễn ra suôn sẻ hơn.
Các Hiệp định Thương mại Tự do có thể giúp giảm thiểu chậm trễ hải quan như thế nào?
Hiệp định Thương mại Tự do (FTAs) giảm thiểu chậm trễ hải quan bằng cách cắt giảm thuế quan và đơn giản hóa thủ tục hải quan. Sử dụng FTAs cho phép các doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình thông quan bằng cách giảm bớt các rào cản và tài liệu thường được yêu cầu trong thương mại xuyên biên giới.
Hệ thống quản lý hải quan tự động là gì?
Các hệ thống quản lý hải quan tự động là công cụ giúp đơn giản hóa quy trình hải quan bằng cách giảm thiểu sai sót của con người và sự chậm trễ. Chúng cung cấp cảnh báo về các tài liệu bị thiếu và hỗ trợ giao tiếp tốt hơn với cán bộ hải quan, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể.