Dịch vụ chuyển phát quốc tế xử lý thủ tục thông quan hải quan cho các lô hàng xuyên biên giới như thế nào?

Các Bước Quan Trọng Trong Quy Trình Thông Quan Hải Quan Đối Với Lô Hàng Vận Chuyển Nhanh Quốc Tế

Nộp Và Xác Minh Tài Liệu

Việc cung cấp tài liệu chính xác là giai đoạn quan trọng đầu tiên cho việc thông quan đối với các lô hàng quốc tế của bạn. Tài liệu chính xác là chìa khóa để tránh các sự chậm trễ trong quá trình thông quan. Điều này có nghĩa là phải nộp hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói, những tài liệu cần thiết để xác minh nội dung và giá trị của lô hàng. Tự động hóa có tác động lớn đến việc giảm thời gian xem xét, vì các hệ thống có khả năng nhanh chóng phát hiện sự không phù hợp và đẩy nhanh quá trình xác minh tài liệu. Theo các nguồn trong ngành, khi kiểm tra nội dung lô hàng, tài liệu chính xác có thể giảm thời gian xử lý lên đến 30%, giúp thúc đẩy dòng chảy qua hải quan.

Kiểm tra Hải quan và Đánh giá Rủi ro

Quy trình kiểm tra hải quan là yếu tố then chốt để đạt được tuân thủ và bảo đảm an ninh trong thương mại quốc tế. Các sản phẩm bị giám sát nghiêm ngặt để tuân thủ pháp luật và ngăn chặn việc nhập khẩu các vật liệu bị cấm. Các thuật toán đánh giá rủi ro được sử dụng bởi nhân viên hải quan để nghi ngờ rằng có sản phẩm bất hợp pháp đang được nhập khẩu, hoặc hóa đơn bị khai thiếu. Một số lý do: Tính chất của hàng hóa và nơi chúng xuất xứ. Ví dụ, hàng hóa nhạy cảm từ các quốc gia có rủi ro cao có thể phải chịu sự kiểm tra nghiêm ngặt hơn. Việc kiểm tra hải quan thường làm chậm thời gian giao hàng từ vài ngày đến nhiều ngày, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình vận chuyển trung bình.

Thanh toán thuế và Ủy quyền phát hành

Phí cho việc dỡ hàng và giải phóng là một phần của thủ tục hải quan. Thuế được xác định bởi quốc gia mà sản phẩm được vận chuyển đến, cũng như phân loại của sản phẩm theo lịch biểu thuế quan hài hòa được sử dụng bởi hầu hết các quốc gia. Việc thanh toán muộn có thể dẫn đến chậm trễ trong việc giải phóng lô hàng - ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng. Các nhà vận chuyển nhanh thường hỗ trợ thanh toán thuế hải quan và lấy được sự chấp thuận giải phóng để tránh trì hoãn trong việc phát hành các mặt hàng nhập khẩu. Có thể đạt được giảm 25% thời gian giữ lại nếu quy trình xử lý thuế được tổ chức đúng cách, dẫn đến việc giải phóng nhanh hơn từ hải quan. Báo cáo này giúp tối ưu hóa hiệu quả giao hàng và duy trì việc di chuyển gói hàng hướng tới điểm đến cuối cùng ngay cả khi các trạm xử lý tạm thời bị đóng cửa.

Tài Liệu Cần Thiết cho Việc Vận Chuyển Qua Biên Giới

Hóa đơn Thương mại và Danh sách Đóng gói

Hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói là cần thiết để thông quan khi vận chuyển quốc tế. Cả hai đều phục vụ hai chức năng khác nhau: hóa đơn thương mại ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán, trong khi danh sách đóng gói liệt kê tất cả các mặt hàng trong lô hàng và cách chúng được sắp xếp. Các yếu tố quan trọng như mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị, cũng như tên và địa chỉ của người mua và người bán phải xuất hiện trong cả hai tài liệu. Việc thiếu sót này thực sự có thể gây ra chậm trễ vì cơ quan chức năng sẽ yêu cầu xác minh thêm, điều này ảnh hưởng đến việc giao hàng. Các nghiên cứu trong ngành cho thấy khoảng 20% lô hàng bị chậm do lỗi giấy tờ tại hải quan, nhấn mạnh sự cần thiết phải làm đúng thủ tục.

Giấy phép Nhập khẩu/Xuất khẩu và Chứng chỉ

Giấy phép và chứng chỉ xuất nhập khẩu là tài liệu cần thiết cho nhiều sản phẩm vượt qua biên giới để tuân thủ với ngày càng nhiều quy định của các cơ quan. Những giấy tờ này xác nhận rằng một sản phẩm tuân thủ luật pháp và quy định của quốc gia chủ nhà. Một số danh mục có thể yêu cầu giấy phép (chẳng hạn như vật liệu nguy hiểm hoặc mặt hàng bị hạn chế). Không có giấy phép đúng đắn, có thể dẫn đến mức phạt nặng dưới hình thức tiền phạt và thậm chí tịch thu hàng hóa, vì vậy việc tuân thủ là chìa khóa để phát triển trong thương mại quốc tế. Ví dụ, các cơ quan dược phẩm như FDA yêu cầu một số chứng nhận nhất định cho thuốc và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định được nhấn mạnh.

Biểu mẫu Tuân thủ Cụ thể theo Quốc gia

Cần phải có các tài liệu tuân thủ cụ thể theo quốc gia hoặc địa phương, phù hợp với các luật thương mại của vận chuyển quốc tế, áp dụng cho các quốc gia khác nhau. Những tài liệu này khác nhau tùy theo từng quốc gia nhưng có thể bao gồm khai báo hải quan, chứng chỉ an toàn và giấy phép môi trường. Việc điền các biểu mẫu thuế này là khó khăn đối với doanh nghiệp vì mỗi quốc gia có một biểu mẫu độc đáo riêng, dẫn đến sự nhầm lẫn và chậm trễ. Các nghiên cứu cho thấy rằng các vấn đề về tuân thủ là nguyên nhân phổ biến khiến việc dừng các điểm đến vận chuyển quốc tế, với gần 15% hàng hóa báo cáo các vấn đề tương tự. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu và điền chính xác các biểu mẫu tuân thủ cụ thể theo quốc gia để đảm bảo giao dịch thương mại xuyên biên giới suôn sẻ.

Điều hướng Tuân thủ Quy định trong Các Thị Trường Toàn Cầu

Hiểu về Sự Thay Đổi trong Quy Định Thuế VAT và Thuế

Thuế giá trị gia tăng (VAT) là một yếu tố quan trọng trong thương mại quốc tế, ảnh hưởng đến giá cả và khả năng cạnh tranh. Một số quốc gia đã điều chỉnh luật VAT để làm cho thủ tục hải quan được suôn sẻ hơn và cải thiện tuân thủ thuế tốt hơn. Ví dụ, Việt Nam đã bãi bỏ miễn thuế VAT đối với hàng hóa nhập khẩu có giá trị thấp để hài hòa hóa hệ thống thuế của mình với các quốc gia khác, theo Quyết định Số 01/2025/QĐ-TTg nêu trên. Để tránh bị phạt, các doanh nghiệp cần cập nhật những thay đổi này. Bỏ qua các thay đổi trong luật thuế có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể và giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Các quốc gia khác, bao gồm cả Anh Quốc và Liên minh châu Âu (EU), cũng vừa mới sửa đổi lại hệ thống VAT của họ, vì câu chuyện cải cách thuế thì chưa bao giờ kết thúc.

Thích nghi với hạn chế về hàng cấm

Việc vận chuyển các sản phẩm bị cấm có thể gây ra những trở ngại rất thực tế đối với các công ty kinh doanh trên toàn thế giới. Những mặt hàng như súng, hóa chất cụ thể, sản phẩm từ động vật đang được bảo vệ thường gặp phải các quy định hạn chế vì lý do an toàn, môi trường và sức khỏe. Những người vi phạm có thể đối mặt với hình phạt nghiêm trọng, bao gồm mức phạt tiền lớn, lô hàng bị trì hoãn hoặc hành động pháp lý. Các doanh nghiệp nên tham khảo các nguồn thông tin trực tuyến và làm việc cùng tổ chức hỗ trợ thương mại để đảm bảo rằng các quy định cấm vận tại quốc gia nhập khẩu không làm gián đoạn hoạt động xuất khẩu. Ví dụ, Úc có luật lệ rất nghiêm ngặt liên quan đến việc nhập khẩu các loại vật liệu thực vật nhất định nhằm bảo tồn hệ sinh thái đặc biệt của nước này. Hiểu rõ những giới hạn đó và chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp các doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro tiềm ẩn. Gánh nặng lớn từ việc không tuân thủ được minh họa qua một ví dụ gần đây về một công ty bị phạt do vận chuyển thiết bị điện tử hạn chế sang Đức.

Đồng bộ hóa với các hiệp định thương mại quốc tế

Các hiệp định thương mại toàn cầu, như NAFTA và Hiệp định Đối tác Kinh tế EU-Japan, ảnh hưởng đến hành vi của các quy trình hải quan. Bằng cách cắt giảm thuế quan và hài hòa hóa các quy định, những thỏa thuận này có thể làm cho việc buôn bán trở nên dễ dàng hơn, mang lại lợi ích kinh tế lớn cho doanh nghiệp. Các công ty tận dụng các thỏa thuận như vậy sẽ được hưởng lợi từ thủ tục thông quan dễ dàng hơn và chi phí thấp hơn. Tuy nhiên, chuẩn hóa các chính sách địa phương có thể gặp khó khăn trong các môi trường điều tiết khác nhau. Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty tham gia vào các khối thương mại thường trở nên có lợi nhuận hơn và có quyền truy cập vào các thị trường mới. Các công ty muốn xây dựng một doanh nghiệp buôn bán toàn cầu thành công phải hiểu rõ các hệ thống này như lòng bàn tay.

Thách thức trong Hoạt động Thông Quan Nhanh

Trì hoãn do Giấy tờ Không Đầy đủ/Không Phù hợp

Một trong những vấn đề lớn nhất trong thông quan nhanh là công việc giấy tờ chậm do giấy tờ không đầy đủ hoặc sai sót. Tài liệu chính xác là rất quan trọng vì tài liệu không chính xác có thể dẫn đến việc bị giữ lại tại hải quan, làm kéo dài thời gian vận chuyển và ảnh hưởng đến ngày giao hàng. Các lỗi bao gồm khai báo thấp giá trị hàng hóa, phân loại thuế quan không đúng và không đưa vào các thông tin quan trọng như thông tin của người nhận. Những vấn đề về giấy tờ như vậy có thể gây ra 20% hoặc hơn số lượng hàng hóa quốc tế được gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh bị trì hoãn, theo các nguồn trong ngành. Để tránh những rủi ro này, các công ty nên tuân thủ các thực hành tốt nhất, bao gồm kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin họ đang gửi, sử dụng công nghệ để đơn giản hóa quy trình nộp hồ sơ và duy trì đào tạo liên tục cho tất cả nhân viên tham gia vào việc chuẩn bị tài liệu.

Quản lý tính toán thuế cho lô hàng có giá trị thấp

Tuy nhiên, việc phân công nhiệm vụ cho các lô hàng có giá trị thấp là một thách thức do số tiền tương đối nhỏ liên quan và tạo ra những vấn đề riêng, có thể làm tăng độ phức tạp trong việc cung cấp dịch vụ nhanh. Thủ tục hải quan khác nhau và sự chênh lệch luôn đi kèm với các quy trình có thể cản trở hoạt động. Ví dụ, thuế suất không chính xác có thể xảy ra từ việc bỏ qua thuế quan ưu đãi hoặc hiểu sai quy tắc định giá hải quan. Những vấn đề này không phải là duy nhất–lô hàng có giá trị thấp là một hạng mục đang phát triển nhanh chóng, và thời gian xử lý kéo dài do tính toán sai, cũng vậy. Vì vậy, các công ty nên cân nhắc đầu tư vào các giải pháp tự động hóa phù hợp với hệ thống đánh giá thuế mới nhất để không có lỗi trong tính toán và thời gian xử lý được rút ngắn.

Nâng cấp Hệ thống Hải quan và Xử lý Thủ công

Các quy trình hải quan lỗi thời là trở ngại cho các hoạt động thông quan hiệu quả; việc xử lý thủ công có thể làm chậm tốc độ và giảm độ chính xác. Tự động hóa cung cấp tiềm năng cho hiệu suất cao hơn, nhưng việc chuyển sang các hệ thống mới không phải không có khó khăn. Việc xử lý thủ công cũng có thể gây ra ùn tắc và sự biến động, ảnh hưởng đến tính nhất quán của lô hàng. Theo tiêu chuẩn ngành, việc áp dụng các công nghệ hải quan hiện đại có thể giảm thời gian thông quan lên tới 50%. Khi các tổ chức sẵn sàng chuyển sang tự động hóa, việc áp dụng các quy trình đã được thiết lập và các luồng công việc liên quan là điều cần thiết để đảm bảo rằng mọi vấn đề kỹ thuật đều được giải quyết và có tác động ít nhất đến hiệu quả thông quan.

Nêu bật những thách thức này, một điều cần ghi nhớ là cách các dịch vụ nhanh chóng làm thế nào để vượt qua hải quan. Ví dụ, Federal Express (FedEx) sử dụng các kỹ thuật như thủ tục hải quan một bước và được biết đến rộng rãi nhờ cải thiện dịch vụ vận chuyển hàng hóa rời để giảm thiểu rủi ro về hồ sơ và sự kém hiệu quả của hệ thống. Kiến thức về những thực hành này có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện việc thông quan.

Cách các nhà vận chuyển nhanh đơn giản hóa hiệu quả thông quan

Hệ thống Nộp số liệu Số hóa Trước khi Thông quan

Việc cho phép nộp các tài liệu trên hệ thống số hóa tiền kiểm tra cũng rất quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình thông quan của bưu kiện. Đó là những hệ thống cho phép các nhà vận chuyển truyền điện tử các tài liệu bắt buộc đến cơ quan hải quan trước khi lô hàng có thể đến, từ đó giúp tăng tốc đáng kể luồng di chuyển tại biên giới. Bằng cách tận dụng các giải pháp kỹ thuật số tinh vi như phần mềm nhập và xác thực dữ liệu tự động, các nhà vận chuyển có thể tăng độ chính xác của việc nộp hồ sơ và giảm thiểu sai sót. Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Công nghệ Logistics, ví dụ, cho thấy rằng các tổ chức sử dụng hệ thống tiền kiểm tra đã giảm thời gian thông quan từ 15% - 30%. Hơn nữa, những hệ thống này có thể giảm cường độ làm việc của các cơ quan bảo vệ hải quan để họ có thể tập trung vào các công việc kiểm tra quan trọng hơn, từ đó cải thiện hiệu quả thông quan hải quan trên toàn khu vực.

Xử Lý Lô Hàng Kết Hợp (ví dụ: FedEx IPD)

Việc xử lý vận chuyển hợp nhất cách mạng hóa hiệu quả thông quan và giảm chi phí. Các nhà vận chuyển nhanh kết hợp nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn hơn để giảm rủi ro thông quan và thuận tiện cho quá trình thông quan. Ví dụ, FedEx International Priority DirectDistribution (IPD) cho phép hợp nhất các lô hàng khác nhau để hàng hóa được thông quan tại một địa điểm duy nhất và sau đó phân phối. Điều này loại bỏ nhiều trì hoãn trong việc kiểm tra thông quan của các lô hàng. Các báo cáo ngành cho thấy việc hạn chế truy cập vào quy trình xử lý hợp nhất có thể giảm thiểu sự chậm trễ trong thông quan lên đến 50%, điều này giúp thúc đẩy đáng kể việc di chuyển hàng hóa qua biên giới quốc tế.

Theo dõi thời gian thực và giải quyết tranh chấp

Việc theo dõi trực tiếp các lô hàng đang được coi là một tiện ích thiết yếu để xử lý hải quan một cách phù hợp. Các nhà vận chuyển nhanh có thể nhanh chóng giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong quá trình trung chuyển bằng cách cung cấp các bản cập nhật chính xác về lô hàng. Điều này rất quan trọng khi giải quyết tranh chấp; bạn có bằng chứng ngay lập tức về bất kỳ sự bất thường nào trong tài liệu hoặc lô hàng. Các giải pháp công nghệ như hệ thống định vị GPS và blockchain để xác minh nhật ký giao dịch đang được áp dụng để tạo tính minh bạch và cải thiện hiệu quả giải quyết vấn đề. Theo nghiên cứu của Tạp chí Quản lý Vận tải và được công bố trong Whytepaper: "Dịch vụ theo dõi thời gian thực có liên quan đến 20% sự tăng lên của sự hài lòng của khách hàng, vì nó nâng cao niềm tin và độ tin cậy của khoảng thời gian dự kiến giao hàng."

Câu hỏi thường gặp

Những giấy tờ nào quan trọng cho việc thông quan hải quan?

Hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu, chứng chỉ và các mẫu tuân thủ cụ thể theo quốc gia là rất cần thiết cho việc thông quan hải quan.

Làm thế nào để tôi tránh được sự chậm trễ trong thủ tục thông quan?

Đảm bảo tài liệu chính xác, thanh toán thuế đúng hạn và tuân thủ các quy định pháp luật. Sử dụng hệ thống tự động hóa và công cụ nộp hồ sơ trực tuyến cũng có thể giảm thiểu sự chậm trễ.

Các doanh nghiệp nên xem xét những gì về thay đổi thuế GTGT và thuế?

Các doanh nghiệp phải cập nhật về các cải cách thuế GTGT và thay đổi quy định thuế để tránh bị phạt và duy trì khả năng cạnh tranh. Điều quan trọng là phải điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với luật thuế hiện hành.