Những giải pháp hậu cần thương mại điện tử xuyên biên giới tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Hiểu Rõ Các Thách Thức Chính Trong Logistics Thương Mại Điện Tử Xuyên Biên Giới

Các Thách Thức Phổ Biến Về Vận Chuyển và Logistics Trong Thương Mại Điện Tử Xuyên Biên Giới

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ xuyên biên giới đồng nghĩa với việc phải đối mặt với ba vấn đề lớn trong logistics. Trước hết, việc vận chuyển luôn không diễn ra như kế hoạch. Sau đó là những khoản chi phí bất ngờ nằm ở các loại thuế và phí mà chẳng ai nhắc đến từ đầu. Và chưa kể đến ma trận các quy định pháp lý thay đổi tùy theo từng điểm đến. Theo nghiên cứu của StellarLogistix năm ngoái, khoảng 8 trong số 10 lô hàng quốc tế bị trễ hạn theo cách này hay cách khác, và gần ba phần tư các sự cố này bắt nguồn từ giấy tờ bị sai sót. Khi gói hàng không đến đúng hẹn, khách hàng sẽ nhanh chóng cảm thấy bực bội. Một khảo sát gần đây cho thấy gần một nửa số người mua sắm trực tuyến sẽ từ bỏ giỏ hàng nếu ngày giao hàng không được làm rõ. Các quy định cũng khác biệt đáng kể giữa các khu vực. Lấy ví dụ về giày dép: chúng cần mã số 14 chữ số dài để nhập vào châu Âu, trong khi các cảng tại Mỹ chỉ yêu cầu 10 chữ số. Sự khác biệt này gây ra khó khăn thực sự cho các công ty khi cố gắng duy trì sự chính xác mà không mắc phải những sai lầm tốn kém.

Làm thế nào thông quan hải quan ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và sự hài lòng của khách hàng

Một báo cáo ngành hậu cần gần đây từ năm 2024 cho thấy xử lý hải quan chiếm khoảng 40% toàn bộ thời gian giao hàng cho các đơn đặt hàng trực tuyến quốc tế. Các gói không có mã HS thích hợp hoặc hóa đơn thương mại hoàn chỉnh thường bị mắc kẹt tại biên giới trong khoảng từ ba đến bảy ngày. Ảnh hưởng đến sự hạnh phúc của khách hàng cũng rất lớn. Gần chín trong mười người mua sắm muốn lời hứa giao hàng rõ ràng khi mua hàng ở nước ngoài. Các doanh nghiệp thông minh hiện đang triển khai các công cụ tính thuế trước thời hạn, được chứng minh thông qua các dự án tự động hóa tuân thủ khác nhau để giảm gần hai phần ba các lỗi thanh toán. Những công cụ này giúp ngăn chặn những bất ngờ đáng thất vọng tại các trạm kiểm soát hải quan.

Tầm quan trọng của việc tuân thủ hải quan và tài liệu chính xác

Khi hóa đơn không khớp với những gì thực sự được vận chuyển, nó dẫn đến vấn đề cho các công ty cố gắng để có được hàng hóa của họ vào các quốc gia như Nhật Bản và Canada. Khoảng 2/3 số hàng bị từ chối là do giấy tờ không phù hợp. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải trả hàng trăm đô la khi sai lầm xảy ra bởi vì họ phải trả thêm phí để sửa chữa mọi thứ cộng với các khoản phí lưu trữ trong khi chờ sửa chữa. Theo một số nghiên cứu từ StellarLogistix, sử dụng các nền tảng phần mềm bao gồm cơ sở dữ liệu mã HS tiện dụng cùng với các công cụ khai báo xuất khẩu tự động có thể cắt giảm các vấn đề tuân thủ này gần chín phần mười. Việc phân loại đúng cũng rất quan trọng. Ví dụ như ở Úc, việc dán nhãn túi da thật là vật liệu tổng hợp tạo ra một khoảng cách khá lớn trong thuế khoảng 17 hoặc 18% khác biệt mà cộng lại nhanh chóng.

Quản lý hậu cần ngược và trả lại quốc tế hiệu quả

Việc trả hàng xuyên biên giới thường tốn kém gấp khoảng ba lần so với trả hàng trong nước do những vấn đề vận chuyển ngược phức tạp cùng việc xử lý hoàn thuế GTGT. Các doanh nghiệp thông minh đã bắt đầu thiết lập các trung tâm trả hàng địa phương để giải quyết vấn đề này. Chẳng hạn như một công ty của Anh đã giảm được gần một nửa chi phí trả hàng tại châu Âu sau khi hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba có trụ sở tại Hà Lan. Khi nói đến việc tránh tranh cãi với khách hàng về việc trả hàng, việc theo dõi thời gian thực mang lại sự khác biệt lớn. Hầu hết các công ty cho biết việc cung cấp cho người mua những cập nhật rõ ràng về vị trí hàng hóa trả về giúp ngăn chặn phần lớn các khiếu nại trước cả khi chúng xảy ra.

Top Xuyên Biên Giới Giải pháp Logistics cho Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa

Tại sao các giải pháp hậu cần thương mại điện tử xuyên biên giới tốt nhất nhấn mạnh vào khả năng mở rộng và độ tin cậy

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải đối mặt với sự biến động theo mùa, các nền tảng logistics có khả năng mở rộng cung cấp giải pháp xử lý nhu cầu tăng đột biến mà không cần đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng cố định. Những hệ thống tốt nhất trong số này thực sự có thể mở rộng hoặc thu hẹp tùy theo nhu cầu tại từng thời điểm về diện tích kho bãi, các lựa chọn nhà vận chuyển sẵn có, và thậm chí cả hỗ trợ dịch vụ môi giới hải quan khi đơn hàng bắt đầu đổ về nhanh hơn bình thường. Theo một nghiên cứu gần đây năm ngoái về hiệu quả vận chuyển quốc tế, các công ty đặt cơ sở gần biên giới đã trải qua ít hơn khoảng 35 phần trăm tình trạng chậm trễ giao hàng so với những doanh nghiệp vẫn sử dụng các trung tâm phân phối tập trung truyền thống. Và chính sự linh hoạt này tạo nên sự khác biệt lớn khi cố gắng duy trì tiến độ giao hàng trong các mùa cao điểm, điều này cuối cùng dẫn đến khách hàng hài lòng hơn và ở lại lâu dài thay vì chuyển sang các đối thủ cạnh tranh có thể giao hàng nhanh hơn một cách nhất quán.

Tận dụng mạng lưới thực hiện đơn hàng để mở rộng phạm vi toàn cầu một cách tiết kiệm

Các doanh nghiệp nhỏ hiện có thể tiếp cận các kho thông minh thông qua mạng lưới thực hiện đơn hàng chia sẻ, mà không cần ký các hợp đồng thuê dài hạn rườm rà. Khi các công ty cùng hợp lực, họ thực sự có thể giao sản phẩm ra quốc tế trong vòng 3 đến 5 ngày với mức giá rẻ hơn khoảng 40 phần trăm so với hoạt động riêng lẻ. Đối với việc xử lý các gói hàng nhỏ hơn, các nền tảng làm việc với phương án vận chuyển khối lượng nhỏ (LTL) đang ngày càng phổ biến. Số liệu ngành gần đây cho thấy việc chuyển từ vận tải hàng không sang vận chuyển LTL giúp giảm chi phí khoảng 2,15 USD mỗi sản phẩm đối với các mặt hàng dưới 50 pound. Điều này tạo nên sự khác biệt rõ rệt đối với các doanh nhân thắt chặt ngân sách, khi họ muốn kiểm soát chi phí vận chuyển mà vẫn đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.

Làm thế nào các đối tác vận chuyển toàn cầu cải thiện tốc độ và độ ổn định trong giao hàng

Các nhà cung cấp hàng đầu hợp tác với hơn 15 hãng vận tải khu vực và sử dụng học máy để định tuyến lô hàng qua các hành lang thông quan nhanh nhất. Chiến lược kết hợp nhiều hãng vận tải giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn do đình công cảng hay sự kiện thời tiết. Hệ thống theo dõi tích hợp thời gian thực cung cấp cập nhật chi tiết cho khách hàng, làm giảm 62% các yêu cầu hỏi "Đơn hàng của tôi ở đâu?" (WISMO).

Dịch vụ giao nhận vận tải: Khi nào phù hợp với các nhà bán lẻ nhỏ

Giao nhận vận tải trở nên khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vận chuyển hàng hóa đóng palet vượt quá 200 lbs mỗi quý. Dịch vụ gom hàng kết hợp lô hàng từ nhiều người bán thành đầy container (FCL), giúp giảm phí thuế và xử lý hàng hóa trên từng đơn vị. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có khối lượng vận chuyển quốc tế không ổn định nên chọn báo giá vận chuyển theo nhu cầu để tránh cam kết mức tối thiểu.

Thuê ngoài so với Logistics nội bộ: So sánh chiến lược dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đánh giá năng lực logistics xuyên biên giới nội bộ và thuê ngoài

Các doanh nghiệp nhỏ tự xử lý logistics quốc tế thường phải chi tiêu nhiều hơn khoảng 34% cho hoạt động so với các công ty thuê ngoài công việc này, theo một nghiên cứu gần đây năm 2023 về cách cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng. Chắc chắn rằng việc giữ mọi thứ trong nội bộ giúp kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho và duy trì sự nhất quán thương hiệu, nhưng đi kèm với mức chi phí cao. Chỉ riêng chi phí kho bãi đã dao động từ 18 đến 23 USD mỗi foot vuông mỗi năm. Tiếp đó là mức lương cho các quản lý logistics vào khoảng 52.000 USD mỗi năm, cộng thêm từ 7.000 đến 15.000 USD hàng năm chỉ để chi trả phần mềm tuân thủ quy định. Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn phương án thuê ngoài, họ hoàn toàn loại bỏ những chi phí ban đầu này và có quyền tiếp cận các trung tâm hoàn thiện đơn hàng trải rộng trên nhiều khu vực, cùng đội ngũ chuyên gia thực sự am hiểu các quy định hải quan.

Các yếu tố chi phí trong vận chuyển quốc tế dành cho doanh nghiệp nhỏ

Một Báo cáo Đánh giá Hậu cần 2024 cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ chi 22% doanh thu cho vận chuyển xuyên biên giới khi tự vận hành, so với 14% ở mô hình kết hợp. Các yếu tố chính làm tăng chi phí bao gồm chậm trễ thông quan (tốn 740 USD/giờ trong các ngành hàng dễ hỏng), thiếu nhất quán ở khâu vận chuyển cuối cùng (tỷ lệ thất bại cao hơn 19%) và các khoản phạt do lỗi chứng từ (trung bình 4.000 USD mỗi tranh chấp).

Giảm Chi Phí Thông qua Gia Công Chiến Lược và Tích Hợp Đa Nhà Vận Chuyển

Các doanh nghiệp kết hợp đối tác 3PL với API đa nhà vận chuyển giảm được chi phí vận chuyển từ 15–30% nhờ so sánh biểu phí linh hoạt. Ví dụ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nền tảng tích hợp đạt được:

Duy trì Kiểm soát trong khi Tận dụng Chuyên môn Logistics Bên ngoài

Các nhà cung cấp hàng đầu cung cấp bảng điều khiển tồn kho theo thời gian thực, mang lại khả năng hiển thị tương đương với các hệ thống nội bộ. Thông qua các thỏa thuận được bảo đảm bởi thỏa thuận mức dịch vụ (SLA), doanh nghiệp vẫn duy trì quyền kiểm soát việc lựa chọn hãng vận chuyển và thời gian giao hàng, đồng thời được hưởng chiết khấu vận chuyển khối lượng lớn từ các bên logistics hợp tác thứ ba (3PL)—thường thấp hơn 18–22% so với mức giá tiêu chuẩn.

Các nhà cung cấp 3PL trao quyền cho doanh nghiệp nhỏ trên các thị trường toàn cầu như thế nào

Lợi ích chính khi hợp tác với các nhà cung cấp logistics hợp tác thứ ba (3PL)

Theo báo cáo năm 2023 của Statista, các doanh nghiệp nhỏ làm việc với các công ty logistics bên thứ ba thường giảm được khoảng hai phần ba chi phí vận chuyển đồng thời có khả năng giao hàng trên toàn thế giới. Điều gì khiến những mối quan hệ đối tác này trở nên có giá trị đến vậy? Chúng đi kèm sẵn mọi thứ, từ kho bãi tuân thủ quy định quốc tế đến các hệ thống kết nối với nhiều dịch vụ giao hàng, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không phải chi một khoản lớn ban đầu để xây dựng cơ sở vật chất riêng. Mạng lưới đằng sau các dịch vụ này có thể mở rộng theo nhu cầu, cho phép các công ty nhỏ xử lý các mùa cao điểm mà không phải trả tiền cho không gian kho trống không sử dụng. Ngoài ra, còn có những công cụ tự động tiện lợi để tính toán thuế nhập khẩu và chuẩn bị giấy tờ, giúp giảm gần một phần tư thời gian chờ đợi tại biên giới so với việc tự xử lý tất cả nội bộ.

Những điều cần lưu ý khi chọn đối tác 3PL cho thương mại điện tử quốc tế

Khi xem xét các đối tác logistics, các doanh nghiệp nên tập trung vào những người biết rõ các khu vực cụ thể. Theo nghiên cứu năm 2024 của Logistics Management, khoảng 89 phần trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ thấy việc thông quan nhanh hơn nhiều khi họ làm việc với các công ty hậu cần bên thứ ba quen thuộc với thị trường mục tiêu của họ. Điều gì quan trọng nhất? Theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực trên các nền tảng thương mại điện tử lớn chắc chắn sẽ giúp ích. Các cấu trúc giá minh bạch cho thuế nhập khẩu và chi phí giao hàng cuối cùng cũng rất quan trọng. Thêm vào đó, có các trung tâm trả lại địa phương làm cho việc xử lý các đơn trả lại dễ dàng hơn rất nhiều. Các công ty triển khai các giải pháp hải quan dựa trên AI có xu hướng mắc ít lỗi hơn. Các hệ thống thông minh này có thể giảm tỷ lệ lỗi khoảng 40%, đồng thời tiết kiệm gần 20 giờ xử lý hàng hóa qua biên giới cho mỗi lô hàng được gửi ra.

Nghiên cứu trường hợp: Tăng quy mô một cửa hàng trực tuyến nhỏ bằng cách sử dụng mạng lưới hoàn thành 3PL

Một nhà bán lẻ trực tuyến tại châu Á với doanh thu hàng năm 2 triệu USD đã mở rộng sang châu Âu thông qua một đơn vị vận chuyển thứ ba (3PL) có 18 kho tại EU. Trong vòng 11 tháng:

• Khối lượng đơn hàng xuyên biên giới tăng 150%
• Thời gian vận chuyển trung bình giảm từ 14 xuống còn 8 ngày làm việc
• Các khiếu nại liên quan đến hải quan giảm 50% (IWLA 2023)

Hệ thống quản lý VAT tự động của đơn vị 3PL đã xử lý việc tuân thủ thuế tại 27 quốc gia, loại bỏ việc kê khai thủ công

Cân bằng sự phụ thuộc và kiểm soát khi thuê ngoài dịch vụ logistics

Theo nghiên cứu của McKinsey từ năm ngoái, khoảng ba phần tư các doanh nghiệp vừa và nhỏ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba vẫn theo dõi các hoạt động thông qua các chỉ số thỏa thuận mức độ dịch vụ. Tuy nhiên, để các mối quan hệ đối tác này vận hành hiệu quả không chỉ đơn thuần là dựa vào con số. Hầu hết các công ty nhận thấy họ cần tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ hai tuần một lần để đánh giá hiệu suất giao hàng và tốc độ thông quan hàng hóa. Khi phát sinh sự cố trong quá trình vận chuyển, cần có các quy định rõ ràng để xử lý sự cố trong vòng tối đa bốn ngày làm việc. Và không ai mong muốn có sự nhầm lẫn giữa đơn vị chịu trách nhiệm quản lý mức tồn kho với đơn vị trực tiếp trao đổi với khách hàng về đơn hàng của họ. Một số doanh nghiệp cũng đang áp dụng phương pháp kết hợp, tự duy trì kiểm soát tại các thị trường chính nhưng giao các khu vực quốc tế phức tạp cho các chuyên gia bên ngoài đảm nhiệm. Bằng cách này, họ có thể tận dụng ưu điểm của cả hai phương án mà không làm quá tải nguồn lực nội bộ.

Đảm bảo Tuân thủ và Hiệu quả trong Hoạt động Thương mại Quốc tế

Đơn giản hóa thủ tục hải quan, thuế và quản lý phí qua các biên giới

Thương mại điện tử xuyên biên giới liên tục gặp phải những rắc rối khi phải xác định các quy định về hải quan và thuế. Theo số liệu mới nhất từ Trade Efficiency năm 2024, khoảng 40 phần trăm chủ doanh nghiệp nhỏ phải chịu các khoản phí bất ngờ do nhập sai mã HS hoặc bỏ sót một số chi tiết về biểu thuế. Đây chính là lúc việc tập trung hóa tất cả các cơ sở dữ liệu thuế trở nên vô cùng hữu ích. Khi được kết hợp với các công cụ tính toán thuế nhập khẩu hiệu quả, cách thiết lập này giúp ước tính chi phí dễ dàng hơn nhiều và giảm thiểu sai sót gây chậm trễ giao hàng hoặc khiếu nại từ khách hàng sau đó.

Sử dụng các công cụ tự động hóa hồ sơ để nâng cao sự tuân thủ hải quan

Theo Global Trade Review từ năm ngoái, khoảng hai phần ba các sự cố tạm giữ hải quan là do giấy tờ theo phương thức truyền thống. Ngày nay, các hệ thống kỹ thuật số có thể tự động tạo ra những hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ và giấy phép xuất khẩu khó chịu này. Chúng cũng kiểm tra mọi thứ dựa trên yêu cầu cụ thể của từng quốc gia. Những hệ thống thông minh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo thực sự có khả năng rà soát các lô hàng để phát hiện bất kỳ vật phẩm nào không nên có và phát hiện lỗi ngay lập tức. Các công ty báo cáo rằng số lượng vấn đề liên quan đến tuân thủ pháp lý giảm khoảng ba phần tư khi sử dụng các giải pháp công nghệ này thay vì phải xử lý thủ công hoàn toàn.

Các nền tảng điều khiển bằng AI đang giảm thiểu sự chậm trễ trong quy trình thông quan xuyên biên giới

Các thuật toán tiên tiến phân tích dữ liệu lịch sử để dự đoán các điểm nghẽn tại các cảng cụ thể hoặc cho các nhóm sản phẩm nhất định. Học máy cũng tối ưu hóa lộ trình bằng cách tính đến các mô hình tắc nghẽn, thay đổi quy định và hiệu suất của hãng vận chuyển. Cách tiếp cận chủ động này giúp rút ngắn thời gian thông quan trung bình từ 2–5 ngày làm việc, cải thiện độ tin cậy giao hàng.

Các phương pháp tốt nhất để duy trì sự tuân thủ mà không làm chậm quá trình giao hàng

• Thực hiện kiểm toán định kỳ hàng quý về việc phân bổ mã HS và tài liệu của nhà cung cấp
• Hợp tác với các hãng vận chuyển cung cấp quyền truy cập kho ngoại quan để hoãn thanh toán thuế nhập khẩu cho đến khi hàng hóa được bán
• Đào tạo nhân viên về các cập nhật Incoterms và danh sách các mặt hàng bị cấm ở các khu vực có nguy cơ cao

Những chiến lược này cho phép các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh toàn cầu trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ – một đặc điểm nổi bật của các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới tốt nhất.

Các câu hỏi thường gặp

Những thách thức chính trong logistics thương mại điện tử xuyên biên giới là gì?

Những thách thức phổ biến bao gồm chậm trễ vận chuyển, chi phí phát sinh bất ngờ do thuế và lệ phí, cũng như các quy định khác nhau giữa các quốc gia.

Thủ tục thông quan có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng như thế nào?

Quá trình xử lý thông quan có thể chiếm một phần đáng kể trong khung thời gian giao hàng, dẫn đến việc trì hoãn lô hàng vài ngày nếu hồ sơ không đầy đủ.

Tại sao nên hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL)?

các nhà cung cấp 3PL giúp giảm chi phí vận chuyển và cung cấp các cơ sở đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ phân phối toàn cầu hiệu quả mà không cần đầu tư lớn ban đầu.

Doanh nghiệp nhỏ có thể giảm chi phí logistics như thế nào?

Tận dụng các giải pháp logistics linh hoạt, hợp tác với các nhà cung cấp 3PL và sử dụng API đa hãng vận chuyển có thể giúp doanh nghiệp nhỏ cắt giảm chi phí một cách hiệu quả.

Chiến lược nào giúp đảm bảo tuân thủ trong thương mại quốc tế?

Các chiến lược thông minh bao gồm sử dụng công cụ tự động hóa hồ sơ, thực hiện kiểm toán định kỳ và đào tạo nhân viên về các quy định thương mại quốc tế.