Cấu trúc chi phí và điều khoản thanh toán của các nhà forwarder hàng hóa toàn cầu là gì?

Mức Cước Cơ Bản và Mô Hình Định Giá theo Trọng Lượng Tính Cước

Các công ty vận chuyển xác định chi phí vận chuyển cơ bản bằng cách xem xét khối lượng (còn gọi là trọng lượng tính cước) hoặc trọng lượng thực tế của hàng hóa, tùy theo yếu tố nào làm phát sinh chi phí cao hơn. Đối với vận tải đường hàng không, thường có một cách tính chuẩn theo đó một mét khối tương đương khoảng 167 kilogram. Vận chuyển đường biển lại hoạt động khác, thường theo tỷ lệ 1:1 trực tiếp, nghĩa là một mét khối được coi là bằng một tấn mét. Một khảo sát gần đây về chi phí vận chuyển vào đầu năm 2024 cũng cho thấy điều thú vị: khoảng hai phần ba số lô hàng vận chuyển ghép container (LCL) bị tính cước dựa trên kích thước thay vì trọng lượng thực tế, do trọng lượng quy đổi theo kích thước thường cao hơn trong hầu hết các trường hợp.

Các phụ phí và khoản thu thêm phổ biến trong vận chuyển quốc tế

Các yếu tố điều chỉnh nhiên liệu (FAF) chiếm 22% tổng chi phí vận chuyển trong quý 1 năm 2024, do giá nhiên liệu bunker dao động trong khoảng 650–820 USD/tấn. Các khoản phụ phí phổ biến bổ sung bao gồm:

• Phí mùa cao điểm (lên đến 1.200 USD mỗi container)
• Phí tắc nghẽn cảng khẩn cấp (85–175 USD/ngày)
• Phí tách chassis (trung bình 310 USD)

Các loại phí này thường biến động và liên quan đến các sự cố bên ngoài như thời tiết, đình công lao động hoặc các sự kiện địa chính trị.

Phí thủ tục hải quan, tài liệu và xử lý tại cảng đích

Phí đại lý hải quan thường dao động từ 3% đến 7% giá trị hàng hóa, trong khi sai sót trong khai báo ISF có thể dẫn đến phạt hơn 5.000 USD cho mỗi vi phạm. Một nghiên cứu năm 2023 cho thấy 41% lô hàng vận chuyển đến các thị trường mới nổi phải chịu các khoản phí xử lý tại cảng (THC) bất ngờ, trung bình 430 USD mỗi FEU do việc thực thi quy định không đồng nhất và hạn chế về cơ sở hạ tầng.

Bảo hiểm hàng hóa, phí lưu container và các phí dịch vụ bổ sung

Chi phí lưu kho tăng 58% so với cùng kỳ năm trước tại các cảng lớn như Rotterdam và Long Beach, do thời gian miễn phí giảm từ 7–10 ngày xuống chỉ còn 3–5 ngày. Bảo hiểm hàng hóa thường cộng thêm 0,3%–1,2% giá trị khai báo, trong khi chứng nhận hàng hóa nguy hiểm dao động từ 125 đến 400 USD mỗi lô hàng.

Hiểu rõ các chi phí ẩn và sự thiếu chuẩn hóa trong thanh toán vận tải toàn cầu

Tại sao các phụ phí thường vượt quá mức cước cơ bản

Các mức cước vận chuyển cơ bản đã giảm xuống chỉ còn khoảng 42% so với số tiền mà các công ty thực sự phải trả để vận chuyển trong những năm gần đây, khi mà các loại phụ phí phát sinh chiếm phần lớn chi phí còn lại. Theo Báo cáo mới nhất về Biến động Cước phí Vận tải năm 2025, các khoản phụ phí cao điểm theo mùa đã tăng vọt gần 80% so với năm trước do tình trạng ùn tắc tại các cảng và hàng loạt vấn đề xảy ra trên toàn thế giới. Hầu hết các thỏa thuận vận chuyển cũng không đặt ra giới hạn thực sự nào đối với các khoản phí bổ sung này, vì vậy các công ty vận tải đường bộ có thể tự do thu bất kỳ khoản phí nào khi phát sinh chi phí ngoài dự kiến trong quá trình vận hành. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp thường phải chi trả nhiều hơn đáng kể so với ngân sách dự trù khi tình hình trở nên hỗn loạn tại các khu vực biển hoặc kho bãi.

Sự thiếu nhất quán trong cấu trúc phí cảng và đầu mối vận chuyển giữa các khu vực

Phí xếp dỡ cảng biến động mạnh – 128 USD/TEU tại Rotterdam so với 384 USD/TEU tại Lagos – do sự khác biệt về quy định theo khu vực và các hạn chế về cơ sở hạ tầng. Như đã được nêu bật trong Hướng dẫn Vận tải Quốc tế Freightos , các cảng châu Á thường áp dụng hơn 11 loại phí phụ trợ (ví dụ: phí vệ sinh container, phí tách chassis) mà hiếm khi được công bố rõ ràng từ đầu.

Những thách thức về tính minh bạch trong hóa đơn của hãng giao nhận vận tải

Khi xem xét các cuộc kiểm toán logistics, chúng tôi thấy rằng khoảng một phần tư số hóa đơn có những mục khoản mập mờ được liệt kê dưới dạng phí hành chính hoặc phí dịch vụ cao hơn. Ngoài ra còn có các khoản phí chuyển đổi ngoại tệ cao hơn khoảng 4,7 phần trăm so với mức phí thực tế mà ngân hàng áp dụng, cùng vô số các loại phí lưu cont và phí quá hạn ẩn giấu, chiếm gần 60% các tranh chấp lập hóa đơn. Điều đáng lo ngại nhất là chỉ có 19% giao dịch kinh doanh tuân thủ đúng các tài liệu lập hóa đơn chuẩn như Vận đơn đa phương thức FIATA. Nếu không có định dạng chung này, việc so sánh chi phí giữa các quốc gia trở nên gần như bất khả thi đối với bất kỳ ai không thông thạo thuật ngữ chuyên ngành vận tải.

Cách phân tích và kiểm toán bảng phân bổ chi phí của hãng giao nhận vận tải toàn cầu

Các yếu tố chính cần kiểm tra kỹ trong hóa đơn giao nhận vận tải

Các kiểm toán viên nên tập trung vào năm lĩnh vực quan trọng:

1. Mức cước cơ sở so với khối lượng thực tế hoặc trọng lượng tổng thể được sử dụng
2. Phụ phí nhiên liệu (BSF) và hệ số điều chỉnh tỷ giá (CAF) phù hợp với các chỉ số công bố
3. Phí chứng từ vượt quá mức trung bình khu vực ($145–$380 mỗi lô hàng trong năm 2024)
4. Phí lưu container/tàu khác biệt so với điều khoản báo giá
5. Phí bảo hiểm vượt quá 1,2% giá trị hàng hóa đối với gói bảo hiểm tiêu chuẩn

Một nghiên cứu năm 2024 của Viện Quản lý Hậu cần cho thấy 38% hóa đơn có ít nhất hai sai lệch, vượt quá 420 USD mỗi container.

Nghiên cứu điển hình: Xác định các khoản tính phí quá mức trong một lô hàng xuyên Thái Bình Dương

Kiểm toán 25 container vận chuyển từ Thượng Hải đến Los Angeles đã phát hiện:

Bằng cách áp dụng các phương pháp kiểm tra hóa đơn một cách hệ thống, người gửi hàng đã thu hồi được 18.700 đô la Mỹ – tương đương 4,7% tổng chi phí vận chuyển.

Các thực hành tốt nhất để kiểm toán chi phí vận chuyển và đảm bảo độ chính xác

1. Thực hiện đối chiếu ba chiều: hóa đơn tạm tính, vận đơn và hóa đơn cuối cùng
2. Kiểm tra tất cả các khoản phụ phí dựa trên hướng dẫn dịch vụ của hãng vận tải
3. Sử dụng các công cụ kiểm toán tự động để phát hiện các khoản phí vượt ngưỡng hợp đồng
4. Yêu cầu đại lý ghi nhận thời gian lưu container quá hạn có dấu thời gian
5. Đàm phán điều chỉnh hồi tố đối với các sai sót hóa đơn trên 2%

Các chủ hàng thực hiện kiểm toán hàng quý giảm được 19% chi phí thanh toán quá mức hàng năm, theo báo cáo phân tích chuỗi cung ứng năm 2024.

Điều khoản thanh toán: Phí vận chuyển trả trước so với phí vận chuyển thu tại nơi đến

Phí vận chuyển trả trước: Những lợi thế và trách nhiệm đối với người gửi hàng

Khi phí vận chuyển được thanh toán trước, người gửi sẽ chịu chi phí vận chuyển trước khi hàng hóa rời kho, điều này giúp người nhận yên tâm hơn về khoản tiền họ phải trả. Thỏa thuận này cho phép các công ty lựa chọn hãng vận chuyển riêng và thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, mặc dù họ sẽ phải chịu trách nhiệm nếu xảy ra chậm trễ trong vận chuyển hoặc thay đổi giá trị tiền tệ trong quá trình vận chuyển. Theo các báo cáo thương mại gần đây từ năm ngoái, khoảng hai phần ba doanh nghiệp sản xuất sử dụng phương thức trả trước này khi vận chuyển sản phẩm đắt tiền trên toàn cầu. Điều này hoàn toàn hợp lý vì không ai muốn bất ngờ khi xử lý hàng hóa có giá trị qua biên giới.

Phí thu người nhận (Freight Collect): Các rủi ro và yếu tố cần cân nhắc đối với người nhận hàng

Khi hàng hóa đến theo điều kiện phí thu người nhận (Freight Collect), người nhận phải thanh toán toàn bộ chi phí trước, điều này có thể dẫn đến những bất ngờ không mong muốn. Họ có thể phải đối mặt với các khoản phí phát sinh bất ngờ tại bến bãi, bị tính phí lưu container (demurrage) do giữ container quá thời gian quy định, hoặc phải trả thêm phụ phí nhiên liệu. Theo nghiên cứu của PLS Logistics năm 2023, các công ty sử dụng điều kiện thu phí người nhận thường phải trả cao hơn trung bình khoảng 5,8% do những chi phí ẩn này, chủ yếu là từ các khoản phí ùn tắc cảng tăng đột ngột khi tàu dồn về các cảng đông đúc. Vì vậy, việc theo dõi hành trình thời gian thực và sử dụng các hệ thống kiểm tra tự động lại mang lại sự khác biệt lớn. Những công cụ này giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành gánh nặng tài chính nghiêm trọng đối với các doanh nghiệp đang cố gắng quản lý dòng tiền của mình.

Đàm phán các điều khoản thanh toán linh hoạt và có lợi với các công ty giao nhận vận tải toàn cầu

Các quản lý logistics giàu kinh nghiệm ngày càng áp dụng mô hình lai – trả trước cước vận chuyển đường biển cơ bản trong khi thu phí đoạn cuối – để cân bằng rủi ro và kiểm soát. Ví dụ, 74% doanh nghiệp hiện đang sử dụng cấu trúc thanh toán chia nhỏ cho các chuyến vận chuyển đường sắt xuyên lục địa. Việc đưa vào hợp đồng các điều khoản quy định thời điểm chuyển đổi ngoại tệ đã giảm tranh chấp thanh toán tới 38%, theo kết quả kiểm toán tuân thủ năm 2023.

Hóa đơn tạm tính vs. Hóa đơn chính thức: Quản lý minh bạch hóa đơn và giải quyết tranh chấp

Vai trò của hóa đơn tạm tính trong lập kế hoạch vận tải quốc tế

Hóa đơn chiếu lệ hoạt động như bản đồ tài chính đối với doanh nghiệp, cho biết số tiền mà họ có thể phải chi trả cho các khoản phí vận chuyển, thuế quan và những khoản phụ phí luôn phát sinh trước khi hàng hóa được vận chuyển thực tế. Các tài liệu này giúp doanh nghiệp sắp xếp sẵn Thư tín dụng và xác định số tiền cần dự phòng cho những chi phí này. Ví dụ, một container 40 feet điển hình đi từ Thượng Hải đến Los Angeles thường có mức cước vận chuyển biển cơ bản khoảng 3.800 USD, dao động tùy theo từng thời điểm; tuy nhiên, phần lớn các bên tham gia sẽ cộng thêm khoảng 12 phần trăm để đề phòng giá nhiên liệu tăng hoặc biến động tỷ giá bất ngờ trong quá trình vận chuyển. Về cơ bản, đây là cách lên kế hoạch cho tình huống xấu nhất nhưng hy vọng vào kết quả tốt nhất khi nói đến chi phí vận tải quốc tế.

Đối chiếu hóa đơn cuối cùng và các sai sót ghi hóa đơn phổ biến

Hóa đơn cuối cùng thường cao hơn so với dự toán trên hóa đơn chiếu lệ – theo phân tích năm 2023, 68% lô hàng xuyên Thái Bình Dương vượt dự báo từ 9–22% do:

• Kiểm tra hải quan làm phát sinh phí tạm giữ từ 180–420 USD
• Thay đổi lộ trình trong thời gian đình công cảng làm tăng hệ số điều chỉnh nhiên liệu từ 5–8%
• Biến động tỷ giá ảnh hưởng đến tính toán thuế nhập khẩu trong phạm vi ±3%

Giải quyết tranh chấp do chênh lệch hóa đơn trong dịch vụ vận chuyển

Các hãng vận chuyển thường yêu cầu khiếu nại tranh chấp phải được gửi trong vòng 14–30 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn, kèm theo các tài liệu pro forma gốc và hồ sơ giao nhận. Các chiến lược giải quyết hiệu quả bao gồm:

1. So sánh các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với hiệu suất vận chuyển thực tế
2. Xác minh các khoản phụ phí dựa trên biểu phí chính thức của cơ quan cảng
3. Tận dụng các công cụ kiểm toán độc lập để giải quyết tranh chấp về trọng lượng hoặc kích thước

Dữ liệu ngành cho thấy 84% các tranh chấp được giải quyết có lợi cho người gửi hàng khi có đầy đủ tài liệu và nền tảng xác minh tự động hỗ trợ

Các câu hỏi thường gặp

Các mức cước vận chuyển cơ bản là gì và tác động của chúng đến chi phí vận chuyển?

Cước phí cơ bản là các khoản phí ban đầu do các công ty vận chuyển tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi của hàng hóa, tùy theo giá trị nào cao hơn. Mức cước này làm cơ sở để phát sinh thêm các khoản phí khác trong quá trình vận chuyển.

Làm cách nào để giảm các khoản phụ phí trong dịch vụ giao nhận vận tải?

Để giảm thiểu các khoản phụ phí, điều quan trọng là phải nắm rõ các loại phụ phí tiềm ẩn như hệ số điều chỉnh nhiên liệu, phí mùa cao điểm và phí lưu container. Việc áp dụng các phương pháp tốt nhất như kiểm toán định kỳ, đối chiếu ba chiều và xác minh các khoản phí theo hướng dẫn dịch vụ có thể giúp quản lý chi phí hiệu quả.

Sự khác biệt giữa hình thức trả cước trước (Freight Prepaid) và trả cước tại nơi nhận (Freight Collect) là gì?

Freight Prepaid nghĩa là người gửi thanh toán chi phí vận chuyển trước khi hàng được giao, mang lại sự kiểm soát và dự báo chi phí tốt hơn. Trong khi đó, Freight Collect yêu cầu người nhận thanh toán khi nhận hàng, thường dẫn đến chi phí cao hơn do các khoản phí phát sinh ngoài dự kiến.

Hóa đơn pro forma và hóa đơn cuối cùng đóng góp như thế nào vào việc quản lý chi phí?

Hóa đơn pro forma cung cấp ước tính về khoản chi phí mà doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi trả cho dịch vụ vận chuyển, hỗ trợ lập ngân sách và kế hoạch tài chính. Hóa đơn cuối cùng phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình vận chuyển, cho phép xác định và điều chỉnh các sai lệch.

Tại sao việc kiểm toán hóa đơn vận chuyển toàn cầu lại quan trọng?

Việc kiểm toán hóa đơn là cần thiết để phát hiện các sai sót và tình trạng bị tính phí quá mức, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Các biện pháp kiểm toán định kỳ có thể giảm đáng kể việc thanh toán quá mức và cải thiện hiệu quả chi phí.