Các công ty giao nhận vận chuyển toàn cầu giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển như thế nào?

Hiểu Rõ Vai Trò Của Các Công Ty Giao Nhận Vận Chuyển Toàn Cầu

Từ khóa đã xác định: global freight forwarders

Các công ty giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong thương mại toàn cầu, hoạt động như những trung gian hỗ trợ các doanh nghiệp vượt qua những phức tạp trong việc vận chuyển sản phẩm từ quốc gia này sang quốc gia khác. Về cơ bản, những công ty này làm nhiệm vụ tổ chức việc vận chuyển hàng hóa bằng các phương thức vận tải khác nhau, xử lý các thủ tục hải quan và phối hợp với các cơ sở lưu trữ dọc theo hành trình. Khi các doanh nghiệp hợp tác với những công ty giao nhận đáng tin cậy, mọi việc thường diễn ra thuận lợi hơn. Hàng hóa được giao đúng hạn thường xuyên hơn và các công ty thường tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan đến những vấn đề hậu cần phức tạp phát sinh khi vận chuyển quốc tế.

Khi thương mại toàn cầu tiếp tục mở rộng, các doanh nghiệp ở mọi quy mô - từ các nhà xuất khẩu nhỏ lẻ đến các nhà sản xuất lớn - đều dựa vào các công ty giao nhận để đạt được hiệu quả chi phí và tận dụng chuyên môn hậu cần. Hãy cùng tìm hiểu họ đạt được điều này như thế nào và tại sao việc lựa chọn đúng đối tác giao nhận lại đóng vai trò then chốt đối với hoạt động kinh doanh hiện đại.

Tối ưu hóa lộ trình chiến lược và lựa chọn hãng vận tải

Giảm thiểu thời gian vận chuyển và chi phí nhiên liệu

Các công ty giao nhận vận chuyển trên toàn thế giới dựa vào các chương trình hậu cần tinh vi để xác định hàng hóa nên được vận chuyển đến đâu tiếp theo. Những hệ thống này xem xét rất nhiều loại thông tin trong quá trình vận hành — ví dụ như dự báo bão, các cảng biển đang bị ùn tắc hàng hóa, hoặc hiệu suất hoạt động gần đây của các đơn vị vận chuyển khác nhau. Khi phát hiện điều gì đó có vẻ lệch khỏi kế hoạch, các công ty có thể điều chỉnh lộ trình giữa chừng để hàng hóa đến nơi nhanh hơn và tiêu hao ít nhiên liệu hơn trong quá trình vận chuyển. Lợi ích mang lại khá rõ ràng. Hóa đơn vận chuyển giảm khi các tuyến đường được tối ưu hóa đúng cách, và khách hàng bắt đầu tin tưởng dịch vụ nhiều hơn vì hàng hóa luôn được giao đúng hẹn một cách nhất quán trên các thị trường khác nhau.

Lựa chọn các Hãng vận chuyển tiết kiệm chi phí

Hầu hết các công ty giao nhận vận chuyển làm việc chặt chẽ với nhiều loại công ty vận tải đường biển, máy bay, tàu hỏa và xe tải trên khắp đất nước. Vì họ xử lý khối lượng hàng hóa lớn trong thời gian dài, các công ty này nhận được các ưu đãi đặc biệt thông qua các thỏa thuận mua hàng số lượng lớn và hợp tác trong nhiều năm. Điều này mang lại cho họ lợi thế trong việc thương lượng chi phí thấp hơn so với mức mà các doanh nghiệp riêng lẻ phải trả trực tiếp. Thay vì bị giới hạn chỉ một phương thức vận chuyển duy nhất, các công ty làm việc với bên giao nhận sẽ có quyền tiếp cận nhiều phương án thay thế khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa của họ, thời gian giao hàng cần thiết và mức chi phí họ muốn bỏ ra cho vận chuyển.

Tập trung hóa và Quản lý tải hàng hiệu quả

Giảm chi phí thông qua việc tập trung hóa hàng hóa

Gộp hàng hóa (Cargo consolidation) nổi bật là cách tiết kiệm chi phí hàng đầu đối với nhiều công ty vận tải quốc tế trên toàn thế giới. Về cơ bản, phương thức này là việc gom nhiều lô hàng của các khách hàng khác nhau và đóng chung vào một container lớn hoặc một pallet hàng. Khi các công ty tận dụng tối đa không gian có sẵn và cân bằng trọng lượng hợp lý, họ chỉ phải trả phí cho phần hàng hóa thực tế được vận chuyển, thay vì trả tiền cho khoảng không gian trống trong container. Nghe hợp lý phải không nào? Đối với các doanh nghiệp nhỏ với khối lượng hàng hóa vận chuyển khiêm tốn, phương pháp này có thể tạo ra sự khác biệt lớn giữa việc có lợi nhuận và bị lỗ cho mỗi chuyến giao hàng.

Tránh tình trạng hàng hóa quá tải và chưa sử dụng hết công suất

Khi các công ty tính toán sai trọng lượng và không gian hàng hóa, họ sẽ phải trả tiền phạt hoặc để lãng phí không gian vận chuyển quý giá, và bất kể trường hợp nào, tiền bạc cứ tiếp tục chảy ra ngoài. Những đơn vị giao nhận hàng thông minh đối mặt với vấn đề này bằng cách lập kế hoạch chất hàng chi tiết và sử dụng hệ thống cân đo chính xác, giúp giảm thiểu sai sót. Những chuyên gia này phối hợp chặt chẽ với nhân viên kho bãi để đảm bảo mọi thứ vừa vặn bên trong container. Đóng gói đúng cách không chỉ giúp giảm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển mà còn tận dụng hiệu quả không gian có sẵn. Mục tiêu thực ra rất đơn giản: đóng gói càng nhiều càng tốt mà không gây quá tải, đồng thời giữ an toàn cho hàng hóa trong suốt hành trình từ điểm A đến điểm B.

Chuyên môn trong thông quan và tuân thủ

Giảm thiểu sự chậm trễ và tiền phạt

Quy trình thông quan là một trong những khía cạnh phức tạp nhất của vận chuyển quốc tế. Các công ty giao nhận hàng hóa quốc tế có hiểu biết sâu rộng về quy định thương mại quốc tế, thuế quan và yêu cầu chứng từ. Kiến thức chuyên môn của họ đảm bảo hàng hóa thông quan một cách thuận lợi, tránh gây chậm trễ và phạt tiền có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc làm tăng chi phí.

Quản lý giấy tờ và hiệp định thương mại

Các công ty giao nhận hàng hóa phải xử lý rất nhiều giấy tờ cho mỗi lô hàng mà họ quản lý. Chúng ta đang nói đến hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, thư tín dụng, giấy chứng nhận xuất xứ và còn nhiều loại khác nữa. Và công việc này không chỉ đơn thuần là điền vào các mẫu biểu. Những chuyên gia này thực sự hiểu rõ các thỏa thuận thương mại quốc tế. Chẳng hạn như thỏa thuận USMCA hoặc Khu vực thương mại tự do ASEAN (AFTA). Các công ty có thể tiết kiệm đáng kể chi phí thuế nhập khẩu khi họ hiểu rõ các quy định phức tạp này. Một nhà nhập khẩu gần đây đã kể với tôi rằng việc chuyển sang một công ty giao nhận khác đã giúp họ tiết kiệm hàng nghìn đô la tiền phí phát sinh trong quý trước. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu không phải là công việc hành chính vô ích, mà đó là số tiền thật sự nằm trong túi của ai đó tại cửa khẩu.

Quản lý kho bãi và phối hợp hàng tồn kho

Tận dụng cơ sở kho bãi chung

Nhiều công ty vận chuyển hiện nay cung cấp dịch vụ kho bãi như một phần trong gói dịch vụ dành cho khách hàng. Dịch vụ này thường bao gồm việc lưu trữ hàng hóa, thực hiện đơn hàng và theo dõi mức tồn kho. Đối với các công ty không có nhu cầu lưu trữ liên tục, việc chia sẻ không gian kho bãi thường giúp giảm đáng kể các chi phí cố định đắt đỏ. Điểm cộng lớn nhất là hầu hết các cơ sở này đều nằm gần các cảng lớn hoặc trung tâm giao thông trên khắp cả nước. Vị trí chiến lược này giúp các gói hàng được giao nhanh chóng và tiết kiệm hơn trong giai đoạn cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.

Mô hình Giao hàng Đúng Thời Điểm

Khi các công ty vận chuyển hàng hóa phối hợp lịch giao nhận hàng của họ để phù hợp với cả quá trình sản xuất và xu hướng bán hàng, họ thực chất đang giúp các doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT). Điều này có nghĩa là các công ty không còn cần những nhà kho khổng lồ chứa đầy những thứ chưa ai cần mua. Số tiền đầu tư sẽ được giải phóng để sử dụng vào các mục đích khác thay vì bị đóng băng trong các sản phẩm tích tụ bụi trên kệ hàng. Và toàn bộ chuỗi cung ứng trở nên gọn nhẹ hơn, đồng thời phản ứng linh hoạt hơn trước những biến động của thị trường. Quan trọng nhất là các doanh nghiệp sẽ nhận được đúng thứ họ cần vào thời điểm chính xác nhất, mà không phải trả thêm chi phí cho không gian lưu trữ dư thừa hay phải xử lý hàng tồn kho lỗi thời không ai còn muốn mua nữa.

Công nghệ và Khả năng Theo dõi Thời gian Thực

Nâng cao Khả năng Theo dõi và Minh bạch Hàng hóa

Các công ty giao nhận vận chuyển quốc tế ngày nay dựa vào các hệ thống phần mềm hậu cần tinh vi, có khả năng theo dõi từng lô hàng theo thời gian thực xuyên suốt các biên giới. Các chủ hàng hiện nay có thể tiếp cận thông tin chi tiết về vị trí hàng hóa của họ tại bất kỳ thời điểm nào trong suốt hành trình của chuỗi cung ứng, từ lúc bốc hàng lên xe kho đến điểm giao cuối cùng. Mức độ minh bạch này giúp các chủ doanh nghiệp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn nhanh hơn trước đây rất nhiều. Khi có dấu hiệu trục trặc xảy ra ở bất kỳ đâu trên hành trình, họ có thể nhanh chóng sắp xếp phương án thay thế hoặc thậm chí thay đổi lộ trình vận chuyển để tránh những chi phí bất ngờ phát sinh.

Phân tích chi phí tự động và Báo cáo

Vận chuyển hàng hóa các nền tảng này cũng cung cấp công cụ phân tích chi phí tự động giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi tiêu hậu cần của mình. Các báo cáo chi tiết phân tích các khoản chi phí theo tuyến đường, nhà vận chuyển, phương thức vận chuyển và các biến số khác, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt và tối ưu ngân sách. Mức độ minh bạch tài chính này cho phép các công ty liên tục cải thiện chiến lược vận chuyển của họ.

Lợi thế chiến lược lâu dài

Mở rộng quy mô hoạt động toàn cầu

Việc hợp tác với một công ty vận chuyển đa quốc gia mở ra cơ hội mở rộng thị trường quốc tế. Họ cung cấp các giải pháp trọn gói trên nhiều thị trường, ngôn ngữ và hệ thống quy định khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tự tin và đủ năng lực tiếp cận các khu vực mới mà không cần thiết lập cơ sở hạ tầng tại chỗ, từ đó giảm đáng kể chi phí thâm nhập thị trường.

Xây dựng chuỗi cung ứng kiên cường

Trong những giai đoạn gián đoạn — như thiên tai, đình công hoặc bất ổn địa chính trị — các công ty giao nhận nhanh chóng hành động để điều chỉnh lộ trình vận chuyển hoặc tìm các đơn vị vận chuyển thay thế. Kinh nghiệm dày dặn cùng mạng lưới toàn cầu của họ giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục ngay cả khi gặp phải những thách thức bất ngờ. Sự linh hoạt này đóng vai trò thiết yếu đối với các công ty đang hoạt động trong những thị trường cạnh tranh hoặc biến động.

Câu hỏi thường gặp

Những ngành nào được hưởng lợi nhiều nhất từ các công ty vận chuyển toàn cầu?

Các ngành công nghiệp như sản xuất, bán lẻ, dược phẩm, điện tử và ô tô được hưởng lợi đáng kể do thường xuyên vận chuyển hàng hóa quốc tế và chuỗi cung ứng phức tạp. Các công ty giao nhận hàng hóa giúp họ tối ưu hóa quy trình hậu cần đồng thời kiểm soát chi phí.

Các công ty giao nhận hàng hóa khác với các hãng vận chuyển như thế nào?

Các công ty giao nhận hàng hóa điều phối toàn bộ quy trình hậu cần, thường làm việc với nhiều hãng vận chuyển khác nhau. Trong khi đó, các hãng vận chuyển là những công ty trực tiếp vận chuyển hàng hóa. Các công ty giao nhận đóng vai trò tư vấn hậu cần, còn các hãng vận chuyển là nhà cung cấp dịch vụ vận tải.

Doanh nghiệp nhỏ có đủ khả năng sử dụng dịch vụ của các công ty giao nhận hàng hóa không?

Có. Nhiều công ty giao nhận hàng hóa toàn cầu cung cấp dịch vụ có thể mở rộng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, bao gồm tùy chọn gộp hàng và lịch vận chuyển linh hoạt. Chuyên môn của họ thường giúp tiết kiệm chi phí vượt quá phí dịch vụ.

Các công ty giao nhận hàng hóa có xử lý cả hàng nhập khẩu và xuất khẩu không?

Chắc chắn rồi. Họ quản lý logistics cả chiều inbound và outbound, từ việc mua hàng quốc tế đến phân phối trong nước, qua đó trở thành đối tác đáng tin cậy cho các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động thương mại hai chiều.